7 narzędzi obsługi klienta

Dbałość o właściwą relację z klientem to wyzwanie dla większości firm.

Zwłaszcza wtedy kiedy brakuje zasobów ludzkich, sprzętu, a także zaczyna brakować nam czasu.

W tym artykule przedstawimy narzędzia, które mogą znacząco ułatwić nam obsługę i kontakt z klientami.

Dzięki czemu zapewnisz im usługę, na jaką zasługują i jakiej oczekują.

Przykłady narzędzi obsługi klienta

W zależności od działalności i rodzaju oferowanych przez nas produktów, proponowana oferta może być nie do końca jasna.

Co z pewnością skłaniać będzie potencjalnego klienta do skontaktowania się z firmą w celu uzyskania niezbędnych informacji lub pomocy.

Kiedy firma będzie w stanie sprawnie odpowiadać na pytania swoich klientów, będzie na właściwej drodze, aby umiejętnie skupić ich na swojej marce i zatrzymać na dłużej.

Pamiętaj, że w tym wysoce konkurencyjnym środowisku produktów i usług, obsługa klienta może stać się wyróżnikiem, którego klient szuka.

Obsługa klienta jest niezbędna w każdej firmie oferującej swoje usługi online.

Nadal jest to najlepszy sposób na zaspokojenie potrzeb klientów.

Ponadto, jeśli obsługa ta będzie na wysokim poziomie, będziesz w stanie nawiązać relację z klientem opartą na zaufaniu.

A to jest jest nieoceniona wartość dla każdego nowego biznesu.

A oto 7 narzędzi obsługi klienta, które z powodzeniem możesz wdrożyć w swojej firmie:

1. Formularz kontaktowy

Formularz online jest niezbędny w każdej firmie oferującej obsługę klienta na swojej witrynie internetowej.

Zaletą formularza jest to, że można odpowiedzieć bezpośrednio na stronie internetowej.

Bez konieczności otwierania wiadomości e-mail wysłanej przez potencjalnego klienta, w celu kontaktu z Tobą.

Ponadto możesz uzyskać jego dane kontaktowe, aby skontaktować się z nim później, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Weź również pod uwagę czas oczekiwania między wypełnieniem formularza, a odpowiedzią udzieloną zainteresowanej stronie.

Jeśli odpowiedź nie zostanie udzielona w krótkim czasie, klient może przejść na stronę konkurenta i to z jego produktu bądź usług skorzysta.

2. Firmowa poczta e-mail

Upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy mają firmowy adres e-mail z podpisem i pełnymi informacjami.

Tj. nazwa komórki organizacyjnej, stanowisko pracownika, numer kontaktowy itp., aby kliencie mogli się z nimi skontaktować.

Możesz również umieścić w swojej witrynie e-mail na wypadek, gdyby zainteresowani klienci chcieli skontaktować się z Tobą.

Za pośrednictwem tego e-maila klient będzie mógł uzyskać odpowiedź na swój problem.

Bez względu na to, jakie informacje chcesz przekazać, sposób ich podania może pozytywnie wpłynąć na reputację Twojej firmy lub wręcz przeciwnie zepsuć ją.

Dlatego musisz zwrócić szczególną uwagę na korzystanie z tego typu narzędzi podczas obsługi klienta.

3. Czat na żywo

Dodawanie czatu na żywo do strony internetowej jest obecnie bardzo powszechną praktyką.

Ma tę zaletę, że czas oczekiwania na obsługę jest krótszy niż w przypadku dwóch pierwszych opcji.

Z drugiej strony, osoba zainteresowana może kontynuować przeglądanie Twojej witryny internetowej, gdy czat jest zajęty.

Jest to jedno z narzędzi obsługi klienta, z którym musisz być bardzo ostrożny, jeśli chcesz oferować usługi wysokiej jakości.

Będzie to wymagać osoby stale zatrudnionej w dziale obsługi klienta.

Takiej, która zna większość możliwości rozwiązania danego problemu bądź sprawnie odpowie na nurtujące pytania klientów zadawane na czacie.

Oczywiście wszystko musi odbywać się w jak najkrótszym czasie.

4. Centrum telefoniczne – call center

Recepcja telefoniczna jest rozwiązaniem dla wielu ograniczeń odbioru pisemnego.

Możesz sprawić, by w Twojej witrynie pojawiał się numer telefonu, dzięki czemu odwiedzający stronę będą mogli skontaktować się z Twoją firmą.

Zaletą tego narzędzia jest to, że eliminuje ono czas oczekiwania na maile i wypełnianie formularzy kontaktowych.

Z drugiej strony odwiedzający nawiązują bezpośredni kontakt z osobami z Twojej firmy.

W ten sposób łatwiej będzie ich przekonać, że Twoje rozwiązania są najlepsze.

Jakie są ograniczenia w tego typu kontaktach? Oczywiście nie zmusimy klienta do nawiązania połączenia.

Zwykle im mniej działań musi wykonać potencjalny klient, tym większe prawdopodobieństwo, że skontaktuje się z Tobą.

Wreszcie koszt połączenia to opłata, której wielu użytkowników nie będzie chciała zapłacić.

Dlatego też, warto posiadać bezpłatny numer do komunikacji z centrum telefonicznym.

5. CRM (Customer Relationship Management) – czyli „zarządzanie relacjami z klientami”

Kolejnym narzędziem obsługi klienta jest CRM – https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-co-to-jest-crm

Jest to podejście, które pozwala doskonalić proces zarządzania relacjami z klientami we wszystkich punktach kontaktu.

Polega na podejmowaniu działań, w których najważniejszą wartością jest zadowolenie klienta, a celem zaspokojenie jego potrzeb.

Głównymi obszarami w których zastosować możemy to narzędzie jest wsparcie sprzedaży i marketingu.

A w proces zaangażowani są wszyscy pracownicy, ponieważ każdy z nich jest istotnym źródłem wiedzy.

CRM to podejście i zestaw narzędzi służących budowaniu, utrzymywaniu i poprawie relacji z klientem.

Dzięki Twojej bazie danych zespoły sprzedaży mogą śledzić obecnych lub potencjalnych klientów.

A zespoły marketingowe mogą aktywować dane wieloma kanałami w sposób automatyczny lub ręczny.

6. Sekcja FAQ

Zakładka FAQ – to w tłumaczeniu na język polski „najczęściej zadawane pytania”.

Jest to łatwy sposób, aby uspokoić klientów i nie tracić czasu na pytania, które zwykle są przez nich zadawane.

Zacznij od zrobienia listy pytań tych często zadawanych, a następnie konkretnie, przejrzyście i przystępnie przygotuj odpowiedzi.

Pamiętaj aby nie przegapić żadnego ważnego tematu.

Na koniec uporządkuj treść w kategorie, aby użytkownik mógł łatwo nawigować po liście przygotowanych odpowiedzi.

Możesz również dodać ankietę, w której klient jest proszony o sprawdzenie, czy odpowiedź rozwiązała jego pytanie.

A jeśli nie, pozwolić zadać mu pytanie bezpośrednio przez formularz internetowy.

7. Badania satysfakcji

Ankiety przeznaczone do badania poziomu satysfakcji klienta to kolejne narzędzie do pomiaru jakości oferowanych przez Ciebie usług.

Możesz zaproponować ocenę samego procesu sprzedaży, a nawet tego, co dzieje się po dokonaniu przez klienta zakupu.

Zbadaj, czy klienci zadowoleni są z usługi dostarczenia i odbioru produktu, a także z tego co dzieje się już później.

Podczas korzystania z produktu bądź usługi oraz w jaki sposób klienci obsługiwani są poprzez centrum obsługi telefonicznej.

Bez wątpienia jest to jedno z najczęściej wykorzystywanych przez firmy narzędzi do pozyskiwania danych o klientach.

7 narzędzi obsługi klienta i zalety korzystania z nich

Zarówno te jak i inne narzędzia obsługi klienta, takie jak np. korzystanie z sieci społecznościowych, mogą pomóc w tworzeniu więzi zaufania z klientami.

Korzystając z nich, dajesz do zrozumienia swoim klientom i potencjalnym nabywcom, że chcesz przekroczyć ich oczekiwania i starasz się ich zaspokoić.

To także ogromna zaleta dla Twojej firmy.

Ponieważ im więcej wiesz o potrzebach swoich klientów, tym bardziej możesz optymalizować swoje usługi czy produkty, a także relacje z zainteresowanymi.

Nie masz pomysłu na własną firmę? Zapoznaj się z artykułem na stronie – https://jak-zarabiac.com/pomysl-na-biznes-i-wlasna-firme/

Jak widać, istnieje kilka narzędzi ułatwiających kontakt między tobą, twoją firmą a klientami.

Korzystając z nich możesz przekonać nabywców, że to, co oferujesz, odpowiada ich potrzebom.

A ponadto zapewnisz lepszą obsługę klienta, zwiększając sprzedaż w dłuższym terminie.